XXXXXXXXXXXXXXXX公司
项目部印章使用管理细则
第一章 总则
第一条 为规范XXXX公司(下称公司)下设项目部印章管理,防范印章使用中发生的各类风险,减少印章使用或管理不当给公司造成的经济损失,特制定项目部印章管理细则。
第二条 项目部印章使用范围
1、 与工程业主方的往来技术文件、工程联系函、材料设备报验、隐蔽工程验收文件及工程量签证等文件的签署;
2、 与供应商往来的技术文件、工程联系函、签字人员变更通知单、停工通知单、处罚通知单及退场通知书等文件的签署;
3、 金额不超过5万元(不含5万)的工程劳务/分包、工程结算、材料采购等涉及经济往来事项文件的签署。
第三条 项目完工且工程款全部收回后,对应项目章随即作废。项目部负责人应及时填写《项目部印章销毁申请表》(附件1),并将印章交回公司风控法务部,由风控法务部统一销毁处理。
第二章 印章刻制及保管
第四条 印章刻制 项目部填制《项目部印章刻制申请表》(附件2),经项目部所属机构负责人(城市总经理)签批后,报送至公司风控法务部负责人签批,由风控法务部印章管理专员统一刻制。风控法务部印章管理专员将项目印章在《项目部印章刻制申请表》上预留印鉴,通知项目部印章保管人签收印章。《项目部印章刻制申请表》原件由公司风控法务部存档。
第五条 印章保管 项目部须设置专人保管印章,原则上印章保管人为各项目部的出纳人员。印章保管人员签收领取项目部印章后,须保证印章的安全存放和使用。原印章保管人员离职的,须有新保管人接替并做好交接记录,新保管人填制《印章保管人变更申请表》(附件3)报备公司风控法务部,原印章保管人离职单须经公司风控法务部负责人签字。
第三章 印章使用审批流程及管理要求
第六条 用印审批流程 用印申请人填写 《项目部印章使用审批单》(附件4),经项目部负责人签批后,方可使用。印章保管人员须在《项目部印章使用台账》(附件5)中登记用印事项,本人亲自盖章,不得将印章交给经办人私自使用。印章保管人留存《项目部印章使用审批单》原件备查。
第七条 用印管理要求 用印过程必须严格履行用印审批、登记手续,不允许“先用印、后补手续”。印章保管人员必须认真核对用印文件内容是否与《项目部印章使用审批单》内容相符,严禁印章保管人员在空白文件盖章。
第八条 项目部有多枚项目印章时,印章保管人员需按照印章名称单独设置用印台账记录登记。
第九条 项目部印章原则上不得外出使用。因特殊原因确需外出用印时,印章保管人员须随行并全程保管印章,人印不分离,任何人不得代行其职,接触印章。
第四章 用印资料存档及检查
第十条 用印资料存档 印章保管人员需留存所有用印文件的电子版及纸质版复印件,如用印文件较多,纸质版复印件可以只留封面、用印页复印件,以备后查。
第十一条 用印资料存档检查 《项目部印章使用审批单》、《项目部印章使用台账》作为印章使用的原始依据和记录资料,需具有可追溯性,印章保管人员须认真保管,不得丢失。
第十二条 印章保管人员须每季度/每半年度将《项目部印章使用审批单》原件、《项目部印章使用台账》原件、用印文件复印件报送至公司风控法务部档案室存档。
第十三条 公司风控法务部有权每季度/每半年度对项目部用印资料存档情况进行检查,公司管控部有权对项目部印章使用情况和用印存档文件进行不定期检查及审计。
第十四条 公司风控法务部和管控部在检查中如发现问题,须严格按照公司相关制度对责任人给予处罚。
第五章 责任认定
第十五条 印章保管人员是印章安全存放及使用的直接责任人,项目部负责人(城市总经理)是项目部印章保管及使用的最终责任人。
第十六条 因印章保管或使用不当影响公司声誉及给公司造成经济损失的,经调查认定,公司有权对直接责任人、最终责任人及其他相关责任人进行处罚,包括但不限于以下方式:降薪、降级、解除劳动合同、赔偿公司所有损失。情节严重的,公司将责任人移交司法部门处理。
第十七条 本细则自下发之日起执行,最终解释权归公司风控法务部。
附件 :1、《项目部印章销毁申请表》
2、《项目部印章刻制申请表》
3、《印章保管人变更申请表》
4、《项目部印章使用审批单》
5、《项目部印章使用台账》
附件1
项目部印章销毁申请表
申请部门: |
经办人及联系方式: |
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印章名称 |
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申请理由 |
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部门负责人: |
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风控法务部: |
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销毁印章印鉴样式 |
附件2
项目部印章刻制申请表
印章名称 |
印章数量 |
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印章保管人 |
保管人联系方式 |
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申请人: 日期: |
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项目部负责人: 日期: |
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财务管理中心: 日期: |
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风控法务部: 日期: |
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印章印鉴样式(该栏由风控部刻章经办人员完成) 刻章经办人: |
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印章领取人: 日期: |
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风控法务部档案员: |
附件3
印章保管人变更申请表
印章名称 |
印章数量 |
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原保管人 |
联系方式 |
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现保管人 |
联系方式 |
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变更原因 |
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申请人: 日期: |
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项目部负责人: 日期: |
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印鉴样式(该栏由印章现保管人完成): 印章现保管人: |
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风控法务部备案: 日期: |
附件4
项目部印章使用审批单
用印名称 |
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文件名称 |
正本/复印件 |
份数 |
用途说明 |
用印申请人: 日期: |
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部门负责人: 日期: |
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项目部负责人: 日期: |
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用印复核人(印章保管人): 日期: |
附件5
项目部XX印章(印章名称)使用台账
序号 |
日期 |
用印文件 |
文件用途 |
用印数量 |
用印人 |
备注 |
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